I had an article published on Documents Converters and Paperless Office on 18th March 2011 in Dainik Pratyaksha. I am publishing the same here.
Most of the organizations and offices have been going paperless and Shree Aniruddha Upasana Foundation is also not a stranger to all these development. Under the guidance of Param Poojya Aniruddha Bapu.
This article will suggest you multiple options to convert your own office into a paperless one.
पेपरलेस फाईल्स् / Paperless Office
अनेक वेळस
आपल्याला आपल्या ऑफिसमधलं कुणीतरी एक महत्त्वाची फाईल ईमेल करतं, ज्यावर आपल्याला जलदगतीने
काहीतरी महत्त्वाचे काम करायचे असतं. पण काही वेळेस ती उघडतच नाही. मग दुसर्‍या दिवशी
ऑफिसमध्ये गेल्यावर आय.टी. विभागात विचारले की कळते की आपल्याला पाठविलेली फाईल वर्ड-२००७
मध्ये बनवलेली असते व आपल्या घरी तर वर्ड-२००३ मधील फाईलस् रीड केल्या जाऊ शकतात.
अशाच एक ना अनेक समस्यांवरील मोफत उपाय व तोडगे आपण आज जाणणार आहोत. हे तोडगेच आपल्याला
कॉर्पोरेट जगतात व सरकारी क्षेत्रात वावरण्यास व ‘पेपरलेस ऑफिस’ च्या संकल्पनेशी जुळवून
घेऊन स्वत:ला त्यात व्यवस्थित मिसळण्यास मदत करणारे आहेत.
फाईलचे कन्व्हर्टरस्
www.docspal.com ह्या साईटवरुन आपण कोणतेही दस्तावेज (Document), व्हिडियोज्,
ऑडिओज्, इमेजेस्, ई-बुकस् आणि आरकाईव्ज् ह्या सहा प्रकारच्या कुठल्याही एक्सटेंशनस्च्या
फाईल्स् दुसर्‍या कुठल्याही, आपल्याला हव्या असणार्‍या एक्सटेंशनमध्ये मोफत ‘कन्व्हर्ट’
करता येतात (उदा: .docx चे .doc .xlsx Vo .xls, .bmp चे .jpeg, .mp4 चे .mp3, इत्यादि). ह्या साईटवर डॉक्युमेंटस्‌ची (उदा: .doc, .xls, .pdf, .ppt, .txt इत्यादि) व्हिडिओज्‌ची ९ (उदा: .avi, .mpeg, .wmv, .mp4 इत्यादि) ऑडिओज्‌ची १४ (उदा: .mp3, .wav, .flv, इत्यादि)
इमेजेस् ची ८ (उदा: .bmp, .gif, .jpeg, .tiff, इत्यादि) ई-बुकस्ची ९ (उदा: .chm,
.epub, .pdb. .tcr, इत्यादि) आणि आरकाईव्ज् ची ७ (उदा: .zip, .rar, .jar, .cab, इत्यादि)
एक्सटेंशनस् सपोर्ट व रूपांतरीत केली जातात.
जर आपल्याला
कोणतीही फाईल रूपांतरीत करायची असेल तर सुरूवातीला जी फाईल कन्व्हर्ट करायची आहे ती
ह्या साईटवर अपलोड करावी लागते. त्या नंतर ह्या अपलोड केलेल्या फाईलचे जे एक्सटेंशन
असेल ते निवडावे लागते. त्यानंतर ज्या एक्सटेंशनमध्ये आपल्याला ही फाईल कन्व्हर्ट करायची
आहे ते निवडावे लागते. त्यानंतर आपण ही रुपांतरीत फाईल डाऊनलोड करू शकतो. त्याशिवाय
फाईल रूपांतरीत झाली की आपल्या ह्या साईटवरूनच ती ईमेल करण्याचा पर्याय ही उपलब्ध आहे.
हे सारे अगोदर सांगितल्याप्रमाणे मोफत तर आहेच, शिवाय ह्यासाठी ह्या साईटवर आपल्याला
यूझर म्हणून रजिस्ट्रेशन करण्याचीही आवश्यकता नसते. ह्या साईट सारखीच www.zamzar.com
ही सुद्धा ह्याच सर्व सोयी उपलब्ध करून देणारी साईट आहे.
पीडीएफ फाईल्स्
साधारणत: आपल्याला
आपल्या ऑफिसच्या कामांमध्ये पीडीएफ फाईल्स्चा उपयोग खूप करावा लागतो. पीडीएफ फाईल्स्
ह्या रीड-ओन्ली असतात. म्हणजेच ह्या फाईल्स् आपल्याला फक्त वाचता येतात त्या एडिट
(बदल) करता येत नाहीत. www.docspal.com ह्या साईटचा उपयोग करुन आपल्याला कोणत्याही पी.डी.एफ. फाईलचे रूपांतरण
वर्ड, टेक्सट, इत्यादि फाईलमध्ये करता येते. त्याचबरोबर व त्याच्याच विरुद्ध कोणत्याही
एडिटेबल (बदल करता येण्याजोग्या) फाईलचे रूपांतरण पी.डी.एफ. फाईलमध्ये करता येते. www.freepdfconvert.com ह्या साईटवरुन सुद्धा आपण कोणतीही फाईल पीडीएफमध्ये व पीडीएफ मधून
कोणत्याही फाईल मध्ये रूपांतरीत करू शकतो.
www.ilovepdf.com ही अजून एक पी.डी.एफ. फाईल्स्‌साठीच उपयोगी साईट आहे. ह्या साईटच्या
उपयोगाने आपण कोणतीही पी.डी.एफ. ची एक फाईल मोडून त्याच्या अनेक फाईल्स् ही करु शकतो
(Split) व अनेक फाईल्स् एकत्रही (Merge) करु शकतो. हे करण्यासाठी आपल्याला जी / ज्या
फाईलस् स्प्लिट किंवा मर्ज करायच्या असतील त्या ह्या साईटवर अपलोड कराव्या लागतात.
त्यानंतर स्प्लिट किंवा मर्ज हा पर्याय निवडला की आपल्याला स्प्लिट किंवा मर्ज केलेल्या
फाईल्स् डाऊनलोड करता येतात. ह्या सर्व साईटस्वरुन आपण ऑनलाईन गेलो तरच ह्या सुविधा
मिळू शकतात.
पण ज्या वेळेस
आपण इंटरनेटशी जोडलेले नसतो किंवा इंटरनेटची सेवा उपलब्धच नसते त्यावेळेस ह्या ऑनलाईन
साईटस्चा काही उपयोग होऊ शकत नाही. त्यावेळेस आपल्याला आपल्या संगणकावर स्थिरावणारे
(Installed) सॉफ्टवेअरच उपयोगी पडू शकते. अशा वेळेस आपल्याला उपयोगाला www.ilovepdf.com व http://download.cnet.com ह्या साईटस् येऊ शकतात. ह्या साईटवरुन आपण पी.डी.एफ. कनवर्टर डाऊनलोडर
सॉफ्टवेअर मोफत डाऊनलोड करु शकतो. हे सॉफ्टवेअर इन्स्टॉल केले की आपण ऑफलाईन असून
ही (इंटरनेटशी जोडलेले नसताना) कोणत्याही पीडीएफ फईलचे रूपांतरण इतर प्रकारच्या एडिटेबल
फाईल्स् मध्ये करू शकतो.
तसेच http://download.cnet.com ह्या साईटवरुन आपण कोणती ही फाईल पीडीएफ मध्ये रूपांतरीत करण्यासाठीचे
सॉफ्टवेअरही मोफत डाऊनलोड करुन ते ही ऑफलाईन वापरु शकतो.
मोठ्या फाईल्स्चे शेअरींग व ट्रान्सफर
आपण आपले नेहमीचे
जी-मेल (Gmail) व याहू मेलचे खाते वापरुन कोणत्याही प्रकारच्या फाईलचे हस्तांतरण
जगामध्ये कुठेही ईमेलवरुन मोफत करू शकतो. ह्या ईमेल सेवांच्या उपयोगाने आपण एका वेळेला
२५ एम.बी. आकाराच्या (Size) फाईल्स्चे हस्तांतरण करु शकतो. पण आपल्याला ह्याही
पेक्षा मोठ्या फाईल्स्चे हस्तांतरण करायचे असेल तर ते ईमेल सेवांच्या माध्यमाने शक्य
नाही. त्यासाठी आपण कोणतेही इस्टंट मेसेजिंग ऍप्लिकेशन उदा: गुगल टॉक किंवा स्काईपचा
मोफत उपयोग करून आपण कितीही मोठी फाईल व कोणत्याही प्रकारची फाईल ट्रान्सफर करु शकतो.
त्याशिवाय आपण www.mediafire.com,www.filefactory.com, www.easy-share.com, www.datafilehost.com या व अशा अनेक साईटस् आहेत ज्यावर आपण मोफत फाईल होस्टींग करु शकतो.
या साईटस्चा उपयोग करुन आपण कोणत्याही प्रकारची फाईल ट्रान्सफर करु शकतो.
या साईटस्वर
आपल्याला फाईलस् अपलोड करण्याची कोणतीही मर्यादा नाही. ट्रान्सफर करण्यासाठी आपण ह्या
साईटवर गेलो की आपल्याला जी फाईल ट्रान्सफर करावयाची आहे ती अपलोड करावी लागते. ती
अपलोड केली की आपल्याला ही फाईल ह्या साईटवर जिथे सेव्ह केली गेली असते त्या जागेची
एक हायपरलिंक (वेबवरील त्या फाईलचा पत्ता) दिली जाते. त्यानंतर ज्या माणसाला आपल्याला ही फाईल पाठवायची असते त्याला
ही हायपरलिंक कळवायची असते. त्यानंतर ती व्यक्ती ह्या हायपरलिंकवर वर जाऊन ही फाईल
डाऊनलोड करू शकते. यात फक्त एकच समस्या असते ती म्हणजे फाईल ट्रान्सफर करताना दोनही
व्यक्ती म्हणजे फाईल पाठवणारी व फाईल घेणारी व्यक्ती एकाच वेळेस ऑनलाईन असाव्या लागतात.
आत्तापर्यंत
पाहिलेल्या सर्व ट्रांसफरच्या प्रकारात एक गोष्ट सुरेक्षेच्या दृष्टीने त्रासदायक ठरु
शकते. ती म्हणजे ट्रान्सफरच्या वेळेस अपलोड केलेल्या फाईल्स् दुसर्‍या कंपनीच्या सर्व्हरवर
अपलोड केल्या जातात. त्यामुळे ह्या फाईल्स्चा गैरवापर होण्याची शक्यताही असते. जरी
आत्तापर्यंत असे घडल्याचे फारसे ऐकीवात नसले तरी अशी शक्यता नाकारताही येत नाही. त्यावर
तोडगा म्हणजे www.isendr.com, www.pipebytes.com व www.filesovermiles.com या साईटस्. ह्या पीयर-टू-पीयर तंत्रज्ञानावर म्हणजे एका संगणकावरून
थेट दुसर्‍या संगणकावर, दुसर्‍या कोणत्याही सर्व्हरवर अपलोड न होता थेट ट्रान्सफर होतात.
सुरक्षेचाच
विषय निघाला आहे तर आयसेंडरबद्दल एक गोष्ट नमूद करावीशी वाटते ती म्हणजे ह्या साईटवरच्या
सर्व ट्रान्सफरस् ह्या १२८ बीटचे एनक्रि्पशन वापरुन सुरक्षित केल्या गेलेल्या असतात.
त्याच बरोबर आपण ह्या फाईलस् उघडण्यासाठी पासवर्ड ही देऊ शकतो. या सर्व साईटस्चा उपयोग करण्यासाठी आपल्याला या साईटवर नोंदणी करण्याची गरज नसते किंवा कोणतेही ह्या
साईटस्चे ऍप्लिकेशन इन्स्टॉल करण्याची गरज नसते. त्याशिवाय ज्या फाईल्स् आपल्याला ट्रान्सफर
करायच्या असतात त्यांच्या प्रकारावर (file type) व आकारावर (Size) कोणतेही निर्बंध नसतात.
हल्ली बर्‍याच
कंपन्या पेपरलेस ऑफिसची संकल्पना राबवण्यावर जोर देत आहेत. खाजगी कंपन्यांबरोबरच हल्ली
सरकारही ह्याच पेपरलेस ऑफिसची संकल्पना राबविण्यावर जोर द्यायला लागली आहे. पेपरलेस
ऑफिस म्हणजेच ऑफिसच्या नेहमीच्या व्यवहारांमध्ये पेपरचा नाममात्र उपयोग करणे व ऑफिसची
सर्व कागदपत्रे व व्यवहार संगणकावरच म्हणजेच सॉफ्ट फॉरमॅट मध्येच राखले जाणे. शिवाय
सारे संवाद ही ईमेल, आंतरिक चॅट / इस्टंट मेसेजिंग व फाईल ट्रान्सफरनेच केले जातात.
ही संकल्पना अत्यंत उपयोगाची व कंपन्यांचा आणि तिच्या कर्मचार्‍यांचा वेळ व पैसा वाचवणारी
आहे. त्यामुळे आपण ह्या पेपरलेस ऑफिसमध्ये मोडणारे सर्व तंत्रज्ञान आत्मसात करणे ही
काळाची गरजच आहे. आता फक्त कॉर्पोरेट जगताशी संबंधित असणार्‍या व्यक्तींनाच नाही तर
लवकरच साधा-सुध्या सरकारी कामांमध्ये जनसामान्यांना याचा वापर करावा लागणार आहे.
म्हणूनच ‘पेपरलेस ऑफिस’साठी आपणही सज्ज असलेलं बरं.
very informative article
ReplyDelete